Trik cepat cetak label undangan di ms word menggunakan table dan mail merge

Untuk mencetak atau print label permintaan  di ms word, langkah pertama yang harus anda lakukan yaitu mengatur ukuran kertas sesuai dengan tinggi dan lebar lembar label undangan, kemudian  sehabis itu dilanjutkan dengan mengatur ukuran margin atas, kanan, bawah, dan kiri lembar dokumen ms word yang akan gunakan.

Setelah lembar dokumen siap gres mampu mengisinya dengan kotak-kotak sesuai dengan jumlah label pada setiap lembar label undangan yang dipakai.

Setelah kotak siap gres bisa mengisinya dengan nama seruan dan alamat ajakan memakai mail-merge, sehingga siap untuk dicetak.

Untuk membuat format label usul di microsoft word baik ms word 2007, ms word 2010, ms word 2013 maupun ms word 2016 fasilitasnya sudah disediakan melalui sajian mailing > labels, kita tinggal mengaturnya maka secara otomatis lembar format label pun akan muncul dalam bentuk table dengan garis-garis transfaran dan siap untuk diisi.

Sayangnya menciptakan format label dengan fitur tersebut terkadang kurang rapi dikala kesannya dicetak pada lembar label permintaan, dikarenakan terkadang pada setiap lembar label, jarak antara label satu dengan label lainnya terkadang tidak semuanya sama, sehingga tulisan hasil print terkadang menjadi agak menyamping, terkadang agak ke atas atau agak ke bawah dan tidak ditengah-tengah.

Solusi untuk mengatasi kasus tersebut, adalah membuat format label memakai tabel eksklusif, dimana garis setiap label dibentuk transfarant dan isi setiap cell atau kotak pada tabel dibuat ditengah, dengan cara ini karenanya jauh lebih cantik.

Trik cepat cetak label seruan di ms word menggunakan table dan mail merge

Berikut adalah langkah-langkah membuat format label seruan di microsoft word kemudian mengisinya memakai fitur mail merge sehingga siap untuk dicetak atau di print.

Langkah #1 : Pastikan Microsoft Word anda Menggunakan Ukuran Centimeter /Cm

Yang pertama pastikan dulu microsoft word anda menggunakan ukuran centimeter, beberapa microsoft word yang gres diinstal secara bawaan unit atau ukuran yang digunakan adalah inchi, jikalau microsoft word anda masih memakai ukuran inchi, maka silahkan ubah dulu dari inchi menjadi centimeter.

Caranya silahkan baca : Cara merubah ukuran inchi ke centimeter di microsoft word

Langkah #2 :Buat Format Label Undangan

Setelah ukuran yang dipakai memakai cm, maka selanjutnya kita buat dulu format label usul semoga siap diisi dan dicetak ke kertas label usul.

Microsoft word mempunyai fitur khusus untuk pembuatan label permintaan, sehingga berapapun ukuran kode label yang dipakai baik itu aba-aba 103, aba-aba label 102 dan aba-aba label permintaan lainnya, bisa dibentuk dengan praktis.

Langkah-langkah untuk menciptakan format label usul adalah sebagai berikut:

a. Ukur kertas label
Satu lembar kertas label didalamnya terdapat beberapa label yang mempunyai tinggi dan panjang sama.

Silahak ukur kerta label yang anda gunakan menggunakan mistar, kemudian catat, yang harus anda ukur diantaranya adalah:
  • Panjang kertas label =?
  • Tinggi kertas label =?
  • Tinggi kotak label ?
  • Panjang kotak label ?
  • Margin atau batas atas, kanan, kiri dan bawah kertas label?
  • Jarak antar setiap label dalam kertas label
Misal untuk isyarat label 103, memiliki ukuran:

  • Panjang kertas = 20,4 cm
  • Tinggi kertas = 16,5 cm
  •  Panjang setiap label = 6,4 cm
  • Tinggi setiap label = 3,2 cm
  • Jumlah label kesamping = 3 label
  • Jumlah label ke bawah = 4 label
  • Margin samping kiri dan kanan = 0,2 cm
  • Margin atas = 0,9 cm
 b. Buat Format Label.
Setelah ukuran kertas label anda catat, maka langkah selanjutnya adalah membuat format label usul.

Langkah-langkah membuat format label seruan di microsoft word adalah sebagai berikut:

- Pilih sajian Mailing > Labels, kemudian tekan tombol Options...


- Kemudian tekan tombol New Labels...


- Atur ukuran label sebagai berikut:

  • Label Name, nama label kita isi misal Label kode 103
  • Page width (Panjang kertas label), misal kita masukan 20,4 cm, atau sesuaikan dengan label anda.
  • Page Height (Tinggi kertas label), misal kita masukan 16,5 cm atau sesuaikan dengan ukuran label anda
  • Label Width (Lebar label), isi sesuai dengan ukuran lebar setiap label, misal 6,4 cm
  • Label height (Tinggi label), isi sesuai dengan tinggi label, misal 3,2 cm
  • Top margin (batas margin atas label), isi sesuai ukuran misal 0,9.
  • Side margin (batas margin kiri dan margin kanan kertas label), isi sesuai ukuran misal 0,2 cm
  • Vertical pitch (tinggi label + ukuran area kosong di bawah lebel), lihat pada gambar di atas. misal kita isi 3,8 cm.
  • Horizontal pitch (lebar label + ukuran area kosong di samping kanan label), lihat pada gambar di atas, misal 6,8 cm.
Jika semuanya sudah di atur tekan OK dan OK.
Kemudian pada dialog Enploves dan Label, tekan tombol New Document


 Maka akan muncul tampilan Layout format dokumen label yang siap kita isi seolah-olah terlihat pada gambar di bawah ini:


Langkah #3 : Isi Label Undangan Menggunakan Mailing Merge

Setelah format untuk cetak label seruan simpulan dibentuk selanjutnya yaitu mengisi format label seruan tersebut.

Sebenarnya kita bisa mengisinya secara manual satu persatu, namun anda akan dibuat sibuk dan lama, salah satu cara terbaik yaitu menggunakan fitur mailings merge.

Langkah-langkahnya ialah sebagai berikut:

1. Buka aplikasi micrsooft excel di komputer anda. kemudian pada sheet 1, isi dengan data tamu undangan nama beserta alamatnya seolah-olah terlihat pada gambar di bawah ini:


Simpan pada komputer anda dengan nama apapun misal dengan nama daftar_tamu_undangan.xlsx

2. Kembali ke format label usul di halaman microsoft word anda
Pada microsoft word pilih menu Mailings > Start Mail merge > Labels...
 

3. Kemudian Pilih hidangan Select Receipents > Use existing list



Kemudian pilih file excel daftar nama tamu ajakan dengan yang sudah anda buat sebelumnya, kemudian pilih sheet1$.

Akan muncul seperti tampilan di bawah ini:






Selanjutnya kita harus melengkapi label di atas supaya berisi nama dan alamat setiap tamu permintaan.

Caranya:
Arahkan kursor pada kotak kosong di pojok paling kiri atas.

Kemudian pilih menu Mailings > Insert Merge Field > Nama


Maka akan muncul text <<Nama>> Kemudian tekan enter semoga kursur berada di bawah tulisan tersebut, kemudian dikalan Di...

Lalu pilih sajian Mailings > Insert Merge Fields > Alamat, sehingga muncul tulisan
<<Alamat>>

Dengan cara yang sama, masukan juga untuk setiap kotak lainnya sehingga balasannya terlihat seperti gambar di bawah ini:


Atur Tulisan Agar berada di tengah tengah.
Agar tulisan berada di tengah tengah setiap kotak maka silahkan seleksi setiap goresan pena memakai mouse, lalu pilih sajian Layout > Alignment


Sehingga terlihat seperti gambar di bawah ini:


Sampai disana berarti Label siap untuk dicetak.

Cetak Label Undangan

Untuk mencetak label ajakan, ada dua cara...

Cara 1: eksklusif cetak..
Pilih hidangan Mailings > Finish & Merge  > Print Document....


Cara 2 : Review dulu tampilannya kemudian cetak
Pilih sajian Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Document....

Maka akan keluar lembar-lembar label permintaan yang sudah berisi nama dan alamat lengkap yang siap untuk diprint.

Silahkan cetak dengan menekan tombol CTRL+P