Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label undangan dan surat masal

Mail merge adalah salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.

Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya mengenai mail merge ini, lantaran aku pun dulu dikala pertama kali mengenalnya sempat sedikit bingung apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun sehabis mencoba fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.

Mail merge (menggabungkan surat) merupakan sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat mudah dan cepat.

Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat seruan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang semoga mereka mampu menghadiri rapat.

Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat pasti berbeda betul !,


Ketika membuat surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara menciptakannya diantaranya:

  1. Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, kemudian print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama seruan.
  2. Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah permintaan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat usul.

Cara di atas tentu saja kurang efektif, karena pengerjaannya akan memakan waktu dan tenaga, bila 1, 2, 3 surat mungkin akan praktis, namun bagaimana jikalau 100 atau 1000 surat, tentu akan repot kita,

Nah cara terbaik yang paling praktis dan simpel yaitu dengan memanfaatkan fitur mail merge.

Dengan menggunakan mail merge membuat surat masal seperti itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:
  1. Membuat 1 lembar surat
  2. Menyediakan daftar nama dan alamat seruan, data mampu dibuat menggunakan table microsoft word atau menggunakan ms excel.
  3. Mengaitkan surat dengan data permintaan
  4. Print Surat, secara sekaligus.
Dengan memakai mail merge, walaupun surat yang dibuat hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data usul  yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat seruan berbeda-beda sesuai dengan data nama undangan.

Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak digunakan ketika kita ingin membuat label usul agar pembuatan label usul lebih cepat dan rapi.

Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label ajakan dan surat masal

Langkah-langkah memakai mail merge untuk menciptakan surat masal dengan menggunakan sumber data dari microsoft excel adalah sebagai berikut:

Langkah # 1: Siapkan data Excel

Langkah pertama yang harus anda lakukan yaitu menyiapkan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.

a. Buka microsoft excel

b. Buat Daftar nama dan alamat seolah-olah terlihat pada gambar di bawah ini:
contoh data mail merge di microsoft excel


c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan hingga lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan berguna di kemudian hari jadi simpan baik-baik.

Langkah #2: Buat Surat di MS Word

Selanjutnya setelah anda menyiapkan data di ms excel ialah menciptakan surat di microsoft word, sebagai contoh kurang lebih kelihatan seperti gambar di bawah ini:

Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berbeda sesuai kepada siapa surat akan ditujukan,

Oleh lantaran itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan menggunakan fitur mail merge.

Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge

Setelah anda menyiapkan data nama usul dan menyiapkan format suat, selanjutnya ialah menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel memakai mail merge.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Buka surat anda di microsoft word.

b. Pilih sajian Mailing > mail merge > leters

menggunakan mail merge word


c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...



d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama usul yang sudah anda siapkan sebelumnya


Misal nama file excel yang aku gunakan namanya ialah data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
 Kemudian pilih Sheet$1, karena kebetulan data pegawai sebelumnya yang aku buat di excel ada di sheet$1, kemudian OK.

e. Selanjutnya Arahkan kursor di kepingan yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk kasus ini adalah data nama dan alamat yang ingin di undang.



Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah goresan pena Kepada Yth, hapus kalau ada tulisan disana, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul  <<Nama>>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah tulisan Di, hapus tulisan disana jika ada, kemudian pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul  <<Alamat>>
Sehingga kesannya kelihatan seakan-akan gambar di bawah ini:

contoh mail merge.


Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.

Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan

Jika proses di atas tamat dilakukan, langkah selanjutnya yaitu mencetak surat usul mail merge.

Untuk mencetak surat usul yang memakai mail merge caranya yaitu sebagai berikut:

Cara 1:
Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.


Maka akan terbuka dokumen baru yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat peserta berbeda-beda, anda bisa mengeditnya bila diharapkan.

Anda bisa melaksanakan print disana dengan memilih hidangan File > Print.

Cara 2:
Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge yaitu melalui sajian Mailing > Finish & Merge > Print Documents...

Pilih opsi yang tersedia;
  • All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
  • Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
  • From.... to...., mencetak halaman tertentu

Menurut aku untuk print dokumen mail merge, lebih baik memilih cara 1, supaya dokumen yang ingin diprint dapat terkontrol.

Oh ya, selain menciptakan surat undangan masal, mail merge juga banyak digunakan dikala kita ingin membuat label seruan agar pembuatan label undangan lebih cepat dan rapi.

Itulah mengenai Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label usul dan surat masal